Beaucoup d’entreprises rencontrées ces dernières années qui utilisent SHAREPOINT m’on fait part des difficultés à faire adhérer les utilisateurs aux usages collaboratifs.
Il est évident que l’appropriation des usages collaboratifs est avant tout un changement comportemental important dans les processus et procédures utilisés par une communauté d’acteur pour atteindre ses objectifs.
En revanche, l’ergonomie et le design informationnel des plateformes collaboratives sont 2 facteurs importants pour favoriser la mise en oeuvre d’usages collaboratifs.
Il faut donc une plateforme qui facilite ces usages tel que :
- Organiser et préparer une réunion (webinar)
- Rédiger une note à plusieurs (wiki)
- Communiquer un tableau de bord (blog)
- Animer un débat d’idées (forum, sondage)
- Cartographier les compétences pour former une équipe projet (profil enrichi)
- Partager ses connaissances (favorithèque, mur d’images, tags, etc)
- Etc.
Si vous listez les fonctionnalités de SHAREPOINT, vous allez bien évidemment retrouver une partie des usages précités.
Malheureusement SHAREPOINT n’a jamais été conçu pour des usages collaboratifs. Cette plateforme est avant tout un gestionnaire de documents sur lequel les ingénieurs de MICROSOFT ont tenté d’implanter des fonctionnalités collaboratives.
Les usages collaboratifs des Réseaux Sociaux d’Entreprise s’appuient sur des échanges simples et instantanés autour d’un sujet, d’un objectif, d’un projet que doit réussir une communauté d’intérêts.
En aucun cas le document est le le nœud central d’une plateforme collaborative. L’intérêt et le sens recherchés par les communautés d’intérêts sont avant tout des échanges rapides, un accès simplifié aux ressources partagées, la possibilité de partager des retours d’expériences ….
La plateforme SHAREPOINT a été conçu par des techniciens pour des techniciens. L’ergonomie et les fonctionnalités sont basées sur des concepts techniques (sites, répertoires, documents, webparts, etc ) une terminologie et des usages techniques.
C’est ce que j’appelle de l’informatique informaticienne, des outils où les utilisateurs des entreprises ne se retrouvent pas, bien que la maturité numérique des utilisateurs soit de plus en plus importante.
Comment favoriser les usages collaboratifs lorsque la plateforme vous force à organiser vos échanges et vos pensées dans une vision purement technicienne. La partie n’est pas gagnée en effet !!!
Alors si vous avez le projet d’implanter un Réseau Social d’Entreprise, vérifiez les points suivants :
- Veillez à ce que l’équipe qui participe au choix soit composée des différentes sensibilités de l’entreprise (stratégie, communication, marketing, métiers, informatique)
- Vérifiez que la conception de la plateforme soit basée sur des usages du quotidien (le partage, la collaboration, les échanges, la veille, la communication, etc) et non pas sur des concepts techniques (les sites, les serveurs,les répertoires, les documents, etc.)
- N’oubliez pas que l’usage collaboratif et la facilité d’utilisation sont les seuls critères techniques à prendre en compte.
- Privilégiez les plateformes collaboratives où la formation des utilisateurs n’est pas nécessaire
- Vérifiez que chaque utilisateur puisse facilement organiser sa palette d’outils collaboratifs (groupes, wiki, blog, sondage, etc.) comme bon lui semble et s’en avoir à passer par l’informatique
- Validez la facilité d’intégrer des outils externes ou internes à votre plateforme (interoperabilité)
- Et sutrout accompagner ces changements d’usages car c’est avant tout un projet où l’humain est l’élément fédérateur de la la réussite
Tout à fait en phase avec celà. En fait il s’agit de faire la différence entre deux choses fondamentalement différentes : la connaissance et le document. A nous de convaincre en amont les décideurs, de les guider, de les former. Ensuite les choix opéreront logiquement dans le sens voulu et souhaité.
Merci pour cet article qui résume bien le problème de SharePoint, qui est conçu comme une liste de fonctionnalités à fournir plus que comme une plateforme prête à supporter des usages concrets.
Heureusement il existe des solutions complémentaires qui permettent de réaliser ces usages de réseau social SharePoint tout en bénéficiant des avantages de la plateforme en termes d’infrastructure informatique. Voir par exemple le produit SocialFactor.