Si les Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE) sont de plus en plus présents au sein des organisations, leur rôle prête encore parfois à confusion. En effet, le fait qu’ils intègrent des fonctions de partage documentaire, d’édition de documents en ligne, opère parfois un imbroglio avec des outils de GED (Gestion Electronique de Documents). Mais qu’en est-il vraiment? Qu’est-ce qui différencie la GED des RSE ?
Tout d’abord, il est à noter que les RSE sont des plateformes collaboratives permettant de créer des liens entre leurs membres en leur faisant gagner du temps dans la gestion de leurs projets. En effet, les membres peuvent créer des groupes intégrant des fonctions de gestion documentaires, tout document chargé au sein d’un RSE est contextualisé autour d’un usage défini par la raison d’être du groupe. La frontière entre les RSE et les outils de GED semble donc parfois ténue. Cependant, tant en termes de fond que de forme, il est important de différencier les usages que l’on a avec ces deux types d’outils. Les outils de GED sont des interfaces qui permettent l’archivage de documents tout en assurant leur classement et leur recherche. La fonction principale d’un outil de GED n’est donc pas le travail en direct.
Les documents au sein du RSE
L’une des fonctions clé du RSE est la capitalisation des connaissances, c’est-à-dire qu’avec ce type d’outils, il est possible de conserver une trace des projets qui ont été menés à bien. Cette fonction est rendue possible par le fait de garder, dans un groupe projet sur la plateforme, les documents qui pourront servir dans le futur afin d’éviter de « réinventer l’eau chaude» en permanence. Chacun aura accès aux expériences passées de ses collaborateurs et pourra capitaliser sur les savoirs déjà présents dans l’entreprise. C’est dans le cas du RSE, la mutualisation des documents et des informations qui prime. Il s’agit de l’usage clé de l’outil. De plus, les documents qui se trouvent sur ce type de plateforme sont encore « vivants » c’est-à-dire qu’ils sont encore susceptibles d’être modifiés et mis-à-jour. Ils sont, sur la plateforme faciles à trouver (car classés) et peuvent être souvent éditables directement en ligne par les utilisateurs concernés. De plus, ils peuvent être agrémentés de tout un contexte (discussions en ligne, liens, vidéos, commentaires, annotations etc…) afférent au projet qu’ils concernent. Le document est alors un support permettant le travail en équipe. Normalement, lorsque le projet est terminé et que le document n’a pas d’intérêt particulier pour un projet futur, il est retiré de la plateforme et sera éventuellement redirigé vers un outil de GED.
Les documents au sein des outils de GED
La GED quant à elle, n’a pas vocation à faire du partage documentaire en direct. En effet, les documents qui sont mis en ligne sur un outil de GED y sont archivés. L’objectif n’est absolument pas de créer une plateforme sur laquelle les différents utilisateurs travailleront sur ces documents au cours d’un projet. Les documents archivés y sont mis en ligne pour rester accessible de façon ponctuelle mais en aucun cas pour y être mis-à-jour régulièrement. Ils y sont moins contextualisés, c’est-à-dire qu’ils ne s’agrémentent ni de liens, de discussions ou de commentaires modifiables à merci. Ils ne disposent que d’une description qui n’est pas destinée à être modifiée au fil du temps. Ces documents ne sont pas des supports de travail mais bien des archives classées et consultables.
On peut donc dire que la principale différence entre un RSE et un outil de GED réside dans les contextes de chargement de ces documents. Dans le cas du RSE, les documents qui y sont chargés le sont dans un contexte précis, dans le cadre d’un projet en cours ou d’un travail de veille d’actualité par exemple. Tout fichier dans un groupe est vivant, modifiable et utilisable régulièrement. Dans le cas de la GED, c’est l’archivage qui prime, il n’y a pas de d’usage régulier de ces documents. On pourrait apparenter la GED à une étagère et le RSE à une table. On peut extraire ponctuellement une ressource d’une étagère mais on ne met sur une table les éléments en lien avec le sujet abordé autour de cette même table. Une fois la discussion terminée où le projet abouti, la ressource peut être archivée dans une armoire. En bref RSE et GED n’ont pas à être opposés puisque complémentaire.
Hello,
Je suis en phase avec l’idée générale en termes d’usage différenciant une GED d’une outil RSE. Au sein du RSE on va trouver en effet de la documentation qui vit à la disposition de ses usagers regroupés au sein d’un groupe thématique. L’important à ce stade est la disponibilité et la facilité d’usage. Dans une GED on parle plutôt de documents sous contrôle, le plus souvent gérés en terme de propriété de contenu et d’un accès plus restreint (en terme de diffusion, de modification, de droit d’accès, de workflow de validation…). Néanmoins on ne peut pas réduire l’usage d’une GED à une plateforme d’archivage, car qui dit GED (le « G » spécifiant Gestion) dit bien gestion de la documentation et notamment en termes de versioning.
Cela n’apporte qu’une colloration complémentaire à ce billet, guère plus.
Fred