Pourquoi maîtriser les outils du web permet de mieux manager ?

La chronique du Knowledge Manager

Encore un article sur les outils du web à disposition des managers me direz-vous ? Et bien oui, c’est un peu notre métier de disserter sur les différentes considérations des outils professionnels.

L’artisan peintre tiens à sa disposition sa brosse à épousseter, son niveau, son couteau à maroufler, ses brosses et rouleaux. Chacun de ses outils servent une fonction bien précise, une étape dans le travail du maître façonneur. Sa boîte à outil est complète, entretenue et actualisée en fonction des évolutions des matériaux et des techniques.

Que se passe-t-il maintenant si l’artisan façonne l’intelligence plutôt que la matière ? Les relations humaines en lieu et place de l’échafaudage à monter contre le bâtiment en construction ou rénovation ?

Cet artisan de l’intelligence est le manager d’aujourd’hui. Sa boîte à outils est donc notre sujet de préoccupation dans cet article. Elle se compose de méthodes concernant son savoir-faire et son savoir- être, et le constat que l’on peut formuler ici, est que le web a considérablement enrichi sa palette ces dernières années, remplaçant l’unique e-mail par une  profusion de services web, gratuit et payant. Au profit d’une mémoire collective bien plus avantageuse pour le projet d’entreprise…

Outils du Web : identité et usages professionnels

Cette profusion d’outils dont on nous parle depuis quelques années demande donc au manager de bien les connaître. En cela, il doit être capable de reconnaître au-delà des fonctionnalités proposées les avantages et inconvénients des outils pour mener à bien ses missions. Ce choix va nécessairement avoir un impact sur ses modalités d’échanges et d’interaction avec ses équipes car dorénavant, les outils sont basés sur la collaboration et la coopération, donc la communication.

Les outils de création et de production

Au premier rang, nous trouvons évidemment les outils de production de contenu pour les projets. Wiki, blog, forums viennent en têtes de liste. Ils sont nombreux, gratuits ou payants et s’accordent à vos modes de collaboration. Il est évident qu’un manager privilégiant la coopération et la décision de manière collégiale favorisera ces outils de productions.

Le wiki permet avant tout de co-construire un document sur un mode collaboratif. Très utilisé initialement par les développeurs et le milieu de l’informatique, il est en cours de démocratisation dans les services fonctionnels tels que les directions de la communication et les RH.

La popularité du blog n’est plus à démontrer aujourd’hui. Principalement utilisé pour le témoignage et le retour d’expérience sous forme d’articles simples, il a permis à toute une majorité d’internautes de prendre part à la production de contenus qualifiés sur la Toile. De nos jours, le blog est également utilisé pour rendre compte d’expertises au sein des entreprises. Un expert peut tenir son journal et partager ses expériences, trucs et astuces avec les personnes qui le suivent. L’intérêt réside dans l’enrichissement porté par la communauté en savoirs et connaissances tacites. Ce n’est pas qu’une vitrine de son savoir- faire, c’est un excellent outil de production et de partage.

Les forums enfin, permettent à l’ensemble de la communauté de répondre à une question, une thématique précise. La multiplicité des savoirs va permettre une fertilisation croisée et augmenter ostensiblement les chances de trouver des solutions au problème engagé. C’est l’agora numérique, la parole est libre et s’auto-régule. Malgré les peurs que cette liberté entraîne, il s’avère que les prises de parole savent très bien trouvé les us et coutumes, des règles de vie pour ne pas déborder du cadre autorisé.

Les outils d’organisation professionnelle

Dans la panoplie du bon manager, nous trouvons deux autres outils permettant d’avoir ses troupes prêtent à partir au front.
Les outils de sondages classiques existent pour permettre de trouver des solutions d’organisation avec les équipes de collaborateurs.
Les « to do list » en ligne permettront également de s’y retrouver dans l’achèvement progressif des tâches quotidiennes. (ou task management)

Les outils de diffusion de l’information

Les obligations professionnelles du manager standard demandent de rendre état des démarches, missions en cours ou achevées. A cette fin, le corps managérial pratique donc l’art délicat du reporting. Le reporting permet de donner une bonne visibilité des actions entreprises et une analyse précise de la progression des missions. Il peut se faire à l’aide d’une présentation Diaporama classique, un poster ou d’une carte heuristique.

Manager grâce aux outils du web, une démarche KM

Les outils du web ont d’autres avantages que le gain de temps ou un meilleur partage de l’information. Il est un aspect de ses outils que l’on néglige trop fréquemment, c’est leur intérêt en gestion des connaissances.

L’utilisation massive d’outil web va permettre subséquemment de conserver la mémoire d’un projet, d’un groupe d’expert. Cela va donner à l’entité, l’organisation ou l’entreprise concerné le potentiel de capitalisation de l’information dont nous parlions à travers la notion de Knowledge Management (Gestion des connaissances). Cette panoplie d’outils permet de sauvegarder les données de manière intelligente, d’y recourir à volonté et de mettre en place des stratégies de transmissions des connaissances centralisées et contrôlées.

« L’étude de cas type » traite des questions de générations qui se croisent dans les grandes organisations. Les jeunes d’un côté entrent avec toutes leurs questions. Les seniors de l’autre partent avec toutes les réponses. Il est important de réaliser et chiffrer le potentiel économique de cette intelligence grise. Les outils dont nous parlons ont cet avantage de faire le pont entre les générations, le lien entre les différents départements.

Une nébuleuse d’outils, des solutions centralisées Le choix de se lancer dans l’utilisation des outils du web peut être compliqué car il implique une excellente connaissance de la chaîne d’outils, leur fonctionnement et leur coordination. Pour un usage simplifié et centralisé, il faut avoir recours aux plateformes collaboratives. Si Google propose une série d’outils en ligne correspondant à ces différents besoins, des solutions de RSE (réseau social d’entreprise) permettent de rassembler la totalité des outils, de conserver la mémoire des projets et des échanges, et d’identifier les compétences qui contribuent à la production et à la diffusion de contenus. Une plateforme collaborative demande du temps et de l’investissement en formation des ressources aux usages et outils, mais l’avantage significative que le manager doit percevoir ici, c’est la création d’un langage commun, la construction d’une identité basée sur le partage et l’efficacité, la consolidation d’une culture d’entreprise. A l’image de la gestion des connaissances, la culture d’entreprise, une bonne communication et une identité définie permettent d’accroître votre potentiel de développement, gagner en rapidité d’échange et atteindre votre marché plus rapidement. Nous ne sommes en définitive pas très loin de l’artisan peintre du début de cet article. En plus d’une réelle maîtrise des outils à la disposition du manager, nous n’avons qu’ajouté une coordination harmonieuse des différents usages au profit du projet collectif.