Survivre aux réunions

16 ans, c’est le temps que l’on passe en moyenne en réunion durant toute sa carrière (sondage réalisé par le cabinet Perfony). En y regardant d’un peu plus près on réalise que 74% des personnes interrogées s’y ennuient (étude TNS). Pire 32% avouent s’y être déjà endormi (enquête IFOP).

Bref, le constat est accablant, pas la peine d’en rajouter.

Mais ne nous y trompons pas. Nous ne faisons pas parti de ce groupuscule extrémiste qui ne voit les réunions que comme une perte de temps et qui serait prêt à les interdire purement et simplement. Si on travaille dans une entreprise c’est quand même bien pour travailler avec les autres. Et quoi de mieux pour travailler avec ses collègues que d’être au même endroit, au même moment pour y travailler sur le même sujet ?

Non la réunionite n’est pas une fatalité. Oui il existe des moyens de transformer ses réunions en moment efficaces et fun. Car il nous paraît indispensable de remettre au centre un notion trop souvent absente des réunions : le plaisir !

A la lecture de ces quelques lignes je sens poindre une moue dubitative empreinte d’une curiosité naissante.

Voici donc quelque grand principes à retenir si vous lancer dans une grande entreprise d’éradication des réunions inutiles.

Principe n°1 : le time boxing

Au delà de l’anglicisme furieusement tendance qui fera pâlir de jalousie n’importe quel consultant parisien, le time boxing est un concept d’une simplicité et d’une efficacité redoutable. Il s’agit de minuter les différentes séquences pour s’assurer que l’on respecte le délai imparti.

Il puise son origine dans la loi de Parkinson. La loi de Parkinson, c’est un peu l’équivalent de théorie des gaz mais pour le temps. Elle nous explique qu’une tâche finira toujours par prendre le temps qu’on lui alloue. D’ailleurs, si je vous demande quelle est la dernière fois que vous avez finie une réunion en avance, je suis presque sûr qu’il faut remonter loin dans votre mémoire pour y retrouver un cas pareil.

Mais bien heureusement, l’inverse est également vrai. En réduisant le temps disponible pour une réunion, on force les participants à aller à l’essentiel et à faire preuve d’esprit de synthèse.

Ajoutons à cela que notre capacité maximale de concentration se situe autour des 20 minutes (18 selon Richard Saul Wurman, 20 minute pour la méthode d’efficacité personnelle Pomodoro).

La réunion idéale est donc une réunion découpée en séquences de 20 minutes chacune d’elle étant time boxée : 20 minutes d’information descendante, 20 minutes d’échange, 20 minutes de retour d’expérience…

Pour minuter vous pouvez utiliser le bon vieux minuteur de cuisine ou plus simplement votre téléphone.

C’est donc un principe simple qui permet de reprendre le contrôle de votre réunion.

Principe n°2 : utiliser les super pouvoir des post-it

Comme nous l’indiquions dans un de nos articles sur le sujet, nous sommes convaincu que les post-it ont des super pouvoir. Utiliser les post-it à l’occasion de ses réunions apporte énormément de bienfaits :

• Ecrire au feutre sur ce petit bout de papier vas sans aucun doute forcer vos participants à la synthèse.
• Utiliser des post-it c’est profiter de la puissance du visuel. Tous les participants visualisent à tout moment tout ce qui a été dit. On limite ainsi les ambiguïtés.
• Utiliser des post-it, c’est aussi une bonne façon de réguler le temps de parole. En utilisant la règle 1 idée = 1 post-it on sait exactement combien d’idées ont été produite par chaque participant. Concrètement, si on décide d’allouer 10 minutes à chaque participant pour exposer ses idées et qu’au bout de 5 minutes, Didier, qui a 10 post-it en main, n’a toujours pas fini d’exposer sa première idée, une certitude s’installe : il faut presser le pas.

Et si vous essayiez les réunions déléguées ?`

Pour conclure voici une technique simple, efficace et universelle qui devrait vous aider redonner du peps à vos réunions.

En début de séance vous allez répartir 5 rôles à 5 participants. Durant toute la réunion ils devront, en plus de leur participation active, tenir ces rôles. Ces rôles sont la garantie que la réunion se déroulera dans le meilleurs conditions. Voyons ça d’un peu plus près :

• Le gardien du temps : c’est lui qui cadence la réunion et assure le time boxing.
  • Ses outils :
    • Le rappel à l’agenda qui sera af ché dans la salle et visible de tous.
    • Un timer dont la sonnerie retentira dès que le délai règlementaire sera dépassé.
  • Ses phrases favorites :
    • Nous sommes à la moitié du temps règlementaire.
    • 5 minutes avant la n du temps règlementaire.
    • Nous avons dépassé le temps alloué à cette tache.
  • Le pousse décision : un peu provocateur, il pousse le groupe à prendre des décisions. C’est le meilleur antidote au “y’a qu’à faut qu’on”.
    • Ses outils :
      • le cas échéant, il pourra consigner les actions sous forme d’une matrice QQQCP1 (qui, quoi, où, quand, comment,
      • pourquoi).
    • Ses phrases favorites :
      • Est-ce qu’on arrive à une décision ? # Pourrait-on reformuler ce qui vient d’être dit en décision ?
      • Si on laissait Bernard formuler sa proposition de décision ?
      • Ce serait pas le moment de prendre une décision ?
      • Attention on change de sujet sans avoir pris de décision !
    • Le distributeur de parole : il s’assure que chacun peu s’exprimer de façon équitable et que la communication dans le groupe est optimale. Il veille à ce que les échanges restent bienveillants et constructifs, pour ce faire il n’hésitera pas à s’appuyer sur les règles du jeu af chées dans la salle.
      • Ses outils :
        • La reformulation et l’écoute active pour s’assurer que tous les participants partagent la même vision des échanges.
        • L’incitation à prendre la parole pour inviter les plus discrets à s’exprimer.
        • Le rappel des règles du jeu pour réguler les plus bavards.
      • L’invité des 5 dernières minutes : 5 minutes avant la n de la réunion, il debriefe son déroulement sur la forme et apporte du feedback et des axes d’amélioration.
        • Ses phrases favorites :
          • Dans cette réunion j’ai apprécié…
          • Cette réunion aurait été encore plus productive si…
        • Le scribe : c’est celui qui a la lourde tâche de retranscrire le contenu des échanges, c’est un peu la mémoire du groupe.
          • Ses outils :
            • Un outil de prise de note.
            • Un outil de mindmapping2.
            • Un papier un crayon pour faire du scribing.

En espérant que ces quelques éléments vous aient inspiré de nouvelles façons d’envisager vos réunions.

Si vous souhaitez aller plus loin, n’hésitez pas à jeter un œil au « Guide de survie aux réunions »