Comprendre les intérêts de la boîte à idée.

135 millions d’euros par an. C’est ce qu’économise Renault chaque année grâce aux idées que les salariés ont soufflées à leurs managers. Comment ? Une boîte à idée. Tout simplement. Une pratique si simple qui rapporte tant, c’est rare.

Mais quels sont les autres intérêts de cette méthode de suggestion ?

Le concept de la boîte à idée n’est pas nouveau. Depuis des années, chacun connaît le principe de la suggestion inscrite sur une feuille de papier que l’on glisse dans une boite et qui sera lue et éventuellement déployée par la suite. Cependant, cette pratique, dans l’entreprise, n’est pas anodine. Elle dénote d’une certaine volonté managériale visant à associer les employés au processus de prise de décisions. Néanmoins, mettre en place et faire fonctionner ce type d’outil peut prendre du temps et beaucoup de managers peinent à l’animer. Cependant, on se doit de se demander s’il ne serait pas bon de ressortir notre bonne vieille boite à idées et de la dépoussiérer un peu… Quels intérêts peut-elle avoir aujourd’hui ? Quels sont ses avantages ?

Il est possible de répondre à ces questions en considérant différents points de vue. Tout d’abord, arrêtons-nous sur un point de vue purement managérial.

Pour les contributeurs, l’ergonomie est essentielle. En effet, un outil simple de prise en main générera des contributions plus nombreuses. Chacun saura alors que son idée a été lue et considérée par une personne décisionnaire. Les employés peuvent donc participer à l’élaboration de mutations concrètes au sein de l’entreprise. Ils deviennent donc potentiellement initiateurs puis acteurs du changement, ce qui est très motivant en entreprise. Le fait de considérer qu’une décision peut être initiée par n’importe quelle partie prenante de l’entreprise relève d’un management horizontal et permet donc de valoriser la créativité des salariés. De plus, cette pratique permet de faire naître des débats, qui, s’ils sont gérés correctement, permettent de mettre en exergues les visions communes de différents individus et crée donc une synergie de groupe créatrice de valeur ajoutée tout en fédérant une équipe autour d’un projet. In fine, c’est bien le manageur qui mettra en application telle ou telle idée mais il aura pris soin de créer une dynamique qui permettra à son équipe de se souder autour d’un point d’amélioration au sein de l’entreprise.

D’un point de vue plus pragmatique, la boite à idées apporte de réels avantages en matière de prises de décisions et de conduite du changement. Elle permet, tout d’abord, de requérir une consultation de collaborateurs concernés par un sujet. Ainsi, un DSI peut par exemple, demander leurs avis à ses collègues concernant l’achat de tel ou tel logiciel. Si ce type de question est débattu, le risque de problème lié à l’implémentation de nouveau matériel est fortement réduit et la résistance au changement amoindrie. En outre, il sera plus rapide de résoudre un problème s’il peut être relevé par un système de boîte à idées. L’information est centralisée, plus vite renvoyée vers les personnes concernées, et donc plus rapidement traitée. Il sera également plus simple de gagner en productivité si chacun est en mesure de proposer des améliorations sur son poste de travail. Après tout, personne ne connaît mieux une problématique que celui qui y est confronté au quotidien. De plus, les idées étant fixées par l’écrit, elles ont l’avantage d’avoir été souvent plus réfléchies et plus élaborées que si elles n’étaient restées qu’à l’oral. De plus, un archivage devient plus aisé et, cette méthode permet de fixer un processus dans lequel une personne sera responsable du relevé des idées de chacun, permettant ainsi la centralisation, et donc une gestion plus rigoureuse des informations. La gestion de l’innovation, c’est-à-dire l’amélioration des processus, des postes de travail, en passant de la théorie à la pratique, c’est également le moyen de devenir une entreprise apprenante. En d’autres termes, la boite à idées est un moyen de capitaliser sur ses connaissances, ses expériences et de progresser en permanence. Enfin, la boite à idées peut être utilisée de manière plus ponctuelle. Il est en effet possible d’appliquer cette pratique afin de dynamiser un projet ponctuel. On peut par exemple, dans le cadre de l’implémentation d’un réseau social d’entreprise, proposer à ses employés de participer à un challenge lors duquel la ou les meilleures idées seraient récompensées et ainsi, permettre d’intégrer ses collaborateurs au processus de mise en place d’un nouvel outil, et ainsi, valoriser leurs idées et leur apporter une motivation supplémentaire.

La boîte à idées a toujours, que ce soit en matière d’innovation participative ou en matière de management, de beaux jours devant elle, tant elle est, bien utilisée un levier à multiples ressources qu’il facile de mettre en place et d’animer.