Le mind mapping pour la communication, retour d’expérience de Virginie Seince, directrice conseil chez Alphacoms

Formée avec son équipe aux cartes mentales par Olivier Dutel, l’agence Alphacoms utilise toujours cette technique dans le cadre de son activité. Retour d’expérience de Virginie Seince, directrice conseil, qui nous livre quelques utilisations communes du mind mapping au service de son métier.

Votre formation aux usages professionnels des cartes mentales a-t-elle eu un impact sur votre façon de travailler chez Alphacoms ?

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« Oui, sans aucun doute. Nous utilisons aujourd’hui le mind mapping  pour nous aider dans beaucoup de tâches que nous avons à effectuer au quotidien. Par exemple, dans notre métier, nous organisons de nombreuses réunions de travail car chaque membre de notre agence qui participe à un projet doit apporter son savoir-faire sur chaque étape d’avancement. Lors de chacune de ces réunions, nous utilisons le mind mapping pour conduire la réunion, c’est-à-dire pour l’organiser en mettant sur une map que nous projetons, l’ordre du jour, les objectifs de la réunion ce que chacun a à apporter etc… Nous gagnons beaucoup de temps lors de nos réunions de cette manière. De plus, nous avons la possibilité de capter tout ce qui s’y dit directement sur la map que nous utilisons. Ainsi, nous élaborons notre « to do list »  pendant la réunion et chacun en repart donc directement avec une vision précise des tâches restant à faire globalement, personnellement, et pour quand. Avant notre formation au mind mapping, nous devions rédiger après chaque réunion un compte-rendu et une « to do list » pour l’envoyer à chaque participant. Nous perdions un temps fou ! »

Avant notre formation, nous rédigions après chaque réunion un compte-rendu par participant. Nous perdions un temps fou !

Lors de vos réunions de travail, le mind mapping sert donc à vous faire gagner du temps. L’utilisez-vous aussi pour en améliorer le contenu ?

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Oui. Dans notre métier, nous devons faire de nombreux brainstormings. Nous utilisons le mind mapping pour capter l’ensemble des idées qui y sont mentionnées. Nous capitalisons donc sur toutes les idées qui sont émises lors de nos brainstormings. Quand nous travaillons sur un projet qui s’étale dans le temps, nous gardons la trace de toutes les idées proposées. C’est d’une très grande valeur ajoutée car nous ne perdons plus les idées au fil du temps. De plus, la possibilité de classer nos suggestions par thèmes et par ordre d’importance nous permet de faire des séances de brainstorming plus efficaces. Nous pouvons directement tout jeter sur notre map et classer ensuite… Notre créativité n’est donc plus bridée par le côté linéaire des feuilles traditionnelles avec lesquelles nous organisions nos brainstormings auparavant.

Nous ne perdons plus les idées au fil du temps

En dehors des celles que vous utilisez pour vos réunions de travail ou de brainstorming, avez-vous des maps qui vous servent de façon régulière ?

Nous avons créé plusieurs cartes sur lesquelles nous travaillons régulièrement oui. Nous avons par exemple une map qui est exclusivement réservée à la veille sur notre secteur. Nous veillons un certain nombre de sites et de tendances. Toute nouvelle information est répertoriée et classée sur cette map. Elle est de plus accessible à tous les membres de notre équipe car chacun a la charge de veiller différentes sources. Chaque membre peut mettre à jour cette map à tout moment, ainsi, il existe une seule et unique version de cette map à jour en permanence et consultable par tous. Nous avons également une map de veille pour chacun de nos clients. Nous avons donc, grâce à celle-ci, une vision spécifique de toutes les informations à prendre en compte dans la réalisation de nos missions. Nous relevons la communication exercée sur l’ensemble du marché sur lequel évolue notre client, ses concurrents, son positionnement, les différentes identités à prendre en compte etc… Nous avons donc, pour chacune de nos missions, une vision à la fois globale et précise de tous les éléments avec lesquels nous devons composer. Nous modélisons le benchmark que nous sommes amenés à effectuer et c’est un vrai plus. Certains clients sont même très étonnés de ce que nous leur apportons en termes de vision sur leur propre marché !

Pour chaque mission, une vision à la fois globale et précise de tous les éléments

Vous utilisez beaucoup les cartes mentales pour faire de la veille en somme…

Oui mais pas seulement. Nous avons également créé des maps qui nous servent à piloter nos projets de façon générale. Par exemple, nous créons régulièrement des maps de pilotage de projets. Le fait de pouvoir travailler à plusieurs sur celles-ci nous apporte une véritable vision de l’avancement de nos travaux et nous permet de mieux gérer notre équipe au quotidien. Nous définissons mieux les rôles de chacun au cœur de chaque projet et gagnons ainsi beaucoup en temps, en créativité et en productivité. C’est un vrai plus pour l’offre de valeur que nous apportons à nos clients.

One thought on “Le mind mapping pour la communication, retour d’expérience de Virginie Seince, directrice conseil chez Alphacoms

  1. Merci à virginie pour ce retour d’expérience. J étais convaincu de l’efficacité du mindmapping y compris version logiciel pour une utilisation personnelle. Comme chef de projet, je réalise bien les gains de temps possibles en entreprise: en particulier la baisse du reporting excel par email! Et le partage des bonnes pratiques notamment pour les nouveaux éléments à intégrer dans l’équipe, remplacement de congé. ..

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